Docusign, une solution rapide et écologique

Docusign est une solution de signature électronique légale permettant d’envoyer, de signer et de suivre n’importe quel type de document, à partir de tous les appareils. 

Didier Chaumont, Data Protection Manager and Company Lawyer, en charge du déploiement de l’outil, explique : « L’outil est intuitif et très simple. On a eu la chance d’adopter l’outil peu de temps avant la crise sanitaire liée au Covid-19. Initialement, l’outil visait d’abord à « fluidifier » la procédure de signatures dans le cadre du projet Screenfluenceur. La crise sanitaire nous a contraints à recourir à l’outil pour tout type de document : signature des courriers, attestations de déplacement, conventions, formulaire d’autorisation droit à l’image, etc. avec le succès qu’on connait ». 

Une contrainte qui s’avère également constituer une opportunité de déployer plus rapidement cet outil aux nombreux atouts qui parleront à chacun selon leur sensibilité :

• Confidentialité et authenticité : communication sécurisée des documents ;
• Efficacité : on peut tracer chaque action sur un document ; à tout moment, on peut facilement déterminer qui doit faire une action et depuis quand.
• Flexibilité : chaque signataire peut signer et prendre connaissance des documents, à partir de n’importe quel support (GSM, tablette, ordinateur).
• Écologie : l’outil nous permet de visualiser ce que nous épargnons à la planète en termes de kg de bois, de litres d’eau, de kg de CO2 et de kg de déchets en recourant à l’outil plutôt qu’en imprimant nos contrats. 

« Jusqu’à présent, tous les retours sont positifs : l’outil est instinctif et plus besoin d’imprimante et de scan ; il n’est plus possible d’égarer un contrat sous une pile de dossiers, etc. Nous sommes en train de négocier une licence plus étendue permettant d’être déployée au niveau de la BU RTL Belgium » confirme Didier.

Julie Myllecan, Responsable de Production en Charge des Relations Externes et des Acquisition, bénéficie déjà de cet outil et nous explique : « Je l’utilise dans le cadre de la rédaction des contrats d’acquisitions d’images pour les magazines de 19h45 car certains distributeurs/producteurs ne veulent pas nous envoyer le matériel acheté tant que le contrat n’est pas signé. Vu les circonstances et le travail à distance, cela aurait pu compromettre la diffusion de certains sujets. Autres avantages : il est intuitif et donc très facile à utiliser et surtout c’est plus ECOLOGIQUE ! ».